Ada beberapa ahli bahasa yang membahas tentang pengertian surat. Pendapat antara ahli yang satu dengan yang lain tentu berbeda karena mereka berangkat dari sudut yang berbeda pula. Darji (1978: 8) mengemukakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas hama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi. Selanjutnya apabila terjadi hubungan terus menerus antara dua belah pihak yang dilakukan dengan saling berkirim surat, maka terjadilah surat menyurat diartikan sebagai suatu aktivitas berkirim-kiriman surat. Jadi apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalas maka terjadilah aktivitas surat menyurat. Pengertian surat menyurat dalam arti luas meliputi semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat, yaitu membuat surat, menggandakan surat dan mengarsipkan surat.
Berdasarkan pendapat kedua ahli di atas dapat disimpulkan, bahwa surat adalah karangan jenis paparan yang berisikan maksud dan tujuan yang diinginkan oleh pembuat surat, sedangkan surat menyurat adalah kegiatan berkomunikasi yang saling membahas antara pihak pertama dengan pihak kedua dengan menggunakan surat sebagai alatnya.

Pengertian Surat Resmi

• Menggunakan kop atau kepala surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
• Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
• Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
• Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

1. Kop / Kepala Surat
2. Tanggal 
3. Nomor Surat
4. Lampiran 
5. Hal
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Pengirim
11. Tembusan
12. Inisial